Untuk keperluan mencetak file, penggunaan kertas HVS memang lebih sering dibandingkan kertas folio. Namun jika Anda berperan sebagai pengecer atau supplier, tentu perlu menyediakan keduanya.
Waktu Baca / 2 Menit
Waktu Baca / 2 Menit
Di kantor-kantor, penggunaan kertas HVS cukup rutin per harinya. Khususnya untuk kantor yang mengoperasikan bisnis berskala besar. Jenis kertas ini memiliki tekstur yang agak kasar. Dengan sifat seperti itu, maka penyerapan tinta pada mesin printer jadi lebih lancar.
Waktu Baca / 2 Menit
Memiliki kantor yang berukuran kecil tentu harus disiasati dengan pemilihan furniture yang tepat dan sesuai agar kantor tidak semakin terlihat sempit. Salah satu furniture yang perlu diperhatikan ialah pemilihan model rak arsip yang sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini cara memilih rak arsip yang tepat untuk kantor Anda yang berukuran mini.
1. Ukuran
Pertama, Anda harus mengetahui dulu ukuran kantor Anda. Jika sudah mengetahui ukuran kantor, langkah selanjutnya ialah menentukan letak lemari lalu mengukurnya. Hal ini dilakukan untuk mengetahui berapa kira-kira ukuran yang sesuai untuk ruangan Anda.
Sekaligus menghindari membeli rak arsip yang tak sesuai ukuran karena akan mengganggu aktivitas kerja di kantor. Kedua, perhatikan juga model rak yang ingin Anda beli. Sesuaikan dengan warna, bentuk hingga tema kantor yang ingin Anda aplikasikan. Disarankan untuk kebutuhan kantor, pilihlah rak arsip dengan model simple dan minimalis.
2. Bahan yang Digunakan
Setelah mengetahui ukuran dan model rak yang diinginkan, langkah berikutnya ialah menentukan bahan yang akan dipilih untuk rak arsip Anda. Ada beragam bahan yang digunakan dalam membuat lemari arsip, beberapa di antaranya ialah kayu, logam, besi, alumunium, kaca, hingga plastik.
Namun disarankan pilih lemari dengan kombinasi alumunium dan plastik. Selain modelnya yang minimalis, kedua bahan ini juga lebih awet dibandingkan lemari berbahan kayu atau kaca yang mudah rusak karena diserang rayap dan jamur juga rawan kebakaran. Sedangkan lemari berbahan besi sangat berat dan berbahaya jika sewaktu-waktu menimpa karyawan di kantor.
3. Harga yang Sesuai
Hal lain yang tak kalah penting dalam memilih lemari arsip ialah harga. Belilah lemari yang harganya sesuai dengan budget dan kantong Anda karena dalam membangun kantor, terlebih kantor baru tentu Anda tidak ingin mengeluarkan banyak biaya hanya untuk sebuah rak arsip.
Sebelum membeli, ada baiknya jika Anda melakukan survei harga terlebih dahulu. Anda bisa mensurvei harga di marketplace atau website-website khusus furniture untuk menentukan harga yang sesuai untuk kebutuhan lemari arsip Anda.
4. Perhatikan Fungsinya
Tak kalah penting, Anda harus memperhatikan fungsi dan kebutuhan Anda. Misalnya, Anda ingin membeli arsip untuk menyimpan dokumen-dokumen penting perusahaan. Maka sebaiknya memilih desain yang solid, seimbang dan stabil agar dokumen aman dan tidak mudah berserakan atau jatuh meski digunakan untuk menyimpan banyak barang.
Selain itu, jangan lupa untuk menyesuaikan fungsinya dengan peletakan lemari agar tidak mengganggu kinerja karyawan ketika berlalu lalang dan kemudahan akses lainnya. Anda harus memperhitungkan jarak lemari dengan ruangan Anda agar ketika Anda membuka lemari untuk menyimpan atau mengambil dokumen bisa muat untuk satu orang dewasa yang berdiri bebas dan nyaman.
Baca juga : 3 Macam Jasa Renovasi Ruang Kantor untuk Meeting
Biasanya, di toko-toko furniture Anda akan ditanyai mengenai model rak yang ingin dibeli. Umumnya, model rak ada dua yakni vertikal dan horizontal. Karena ruangan kantor yang terbatas, disarankan menggunakan model lemari horizontal karena lebih pendek dan memberikan banyak ruang untuk menyimpan arsip karena bentuknya yang melebar. Model ini juga mudah diletakkan di mana saja.
5. Perhatikan Keserasian Ruangan
Ruangan yang sempit butuh trik khusus untuk membuatnya terlihat luas, muat banyak barang dan bisa leluasa untuk beraktivitas. Salah satu caranya ialah dengan menyelaraskan desain ruangan kerja Anda. Misalnya, Anda membeli model rak arsip bahan kayu dan besi masa serasikan juga dengan furniture lainnya agar lebih estetik dan dekoratif. Model dan bahan lemari arsip memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing sehingga perlu diperhatikan pemilihan dan penataannya agar ruangan tidak bertambah sempit.
Waktu Baca / 2 Menit
Pengaturan arsip dan dokumen adalah suatu hal yang membutuhkan ketelitian dan ketelatenan. Arsip dan dokumen sangatlah penting dalam suatu perusahaan atau organisasi sehingga harus diatur sebaik mungkin. Dalam dunia arsip ini ada istilah filling system dan filling cabinet. Berikut adalah perbedaan dari kedua hal tersebut.
Pengertian
Filling system merupakan sistem pengarsipan. Bisa diartikan juga bahwa filling system merupakan kegiatan pengurusan, pemeliharaan, dan penyimpanan arsip. Filling system ini dilakukan agar semua arsip tersimpan dengan rapi dan terawat. Selain itu, filling system juga akan mempermudah kita mencari arsip saat dibutuhkan.
Sementara itu, filling cabinet atau lemari kabinet adalah lemari khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip. Lemari ini biasanya terbuat dari bahan logam untuk melindungi kualitas arsip. Selain itu, ada banyak jenis kabinet dengan model bervariasi yang saat ini bisa digunakan untuk menyimpan arsip.
Fungsi
Filling system memiliki fungsi penting di sebuah perusahaan maupun organisasi. Fungsi filling system adalah mempermudah penyimpanan serta pencarian arsip. Fungsi lainnya adalah untuk menghemat tempat penyimpanan arsip. Filling system juga akan membantu Anda menghemat tenaga dan waktu dalam menyimpan arsip.
Lemari kabinet memiliki fungsi penting dalam filling system. Fungsi lemari kabinet ini akan membantu filling system itu sendiri. Seperti jenis lemari lainnya, lemari ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip. Kabinet ini akan melindungi semua arsip dari kerusakan untuk jangka waktu yang lama.
Jenis-Jenis Filling System
Filling system dibagi menjadi beberapa jenis dan dibedakan berdasarkan metode pengelompokan arsip. Mulai dari filling system berdasarkan abjad, nomor, tanggal, wilayah, dan subjek. Pemilihan jenis atau metode filling system di suatu perusahaan maupun organisasi bisa dipengaruhi oleh banyak faktor.
Setiap jenis filling system memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Setiap perusahaan berhak menentukan sistem kearsipan seperti apa yang paling mudah dan menguntungkan. Jika sudah dipilih satu sistem kearsipan maka sistem tersebut harus terus dipakai agar tidak mengacaukan semua arsip yang sudah tertata rapi.
Jenis-Jenis Filling Cabinet
Ada dua jenis lemari kabinet yang biasa digunakan untuk urusan kearsipan. Jenis pertama adalah lemari kabinet lateral dan jenis kedua adalah lemari kabinet tipe drawer. Lemari kabinet lateral memiliki pintu seperti lemari biasa. Materialnya terbuat dari logam karena dinilai bisa lebih melindungi dokumen dan arsip penting.
Sementara itu, lemari kabinet tipe drawer adalah kabinet yang terdiri dari laci-laci. Ada beberapa ukuran lemari kabinet tipe drawer yang biasanya dibedakan berdasarkan jumlah lacinya. Anda bisa menggunakan lemari kabinet tipe drawer dengan ukuran yang disesuaikan kebutuhan.
Penggunaan Keduanya
Filling system dan lemari kabinet adalah dua hal yang sangat berhubungan. Filling system tak akan bisa dilakukan jika tidak ada lemari kabinet. Sementara itu, lemari kabinet ada untuk mempermudah filling system. Pengaturan arsip akan menjadi semakin mudah dengan adanya filling system dan lemari kabinet.
Penerapan filling system di sebuah perusahaan maupun organisasi bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan. Apalagi jika ada banyak dokumen yang harus diarsipkan. Namun, jika diterapkan filling system yang tepat dan tersedia lemari kabinet yang tepat maka pengaturan arsip akan jadi semakin mudah.
Baca juga : 5 Jenis Alat Tulis untuk Administrasi dan Fungsinya
Mengatur dokumen dengan filling system dan filling cabinet akan memberi banyak keuntungan bagi Anda. Semua dokumen bisa tersimpan rapi tanpa memakan banyak tempat. Anda juga bisa menemukan dokumen dengan cepat ketika Anda membutuhkannya tanpa harus membongkar banyak barang.
Waktu Baca / 2 Menit
General affair merupakan posisi yang berada di bawah Kepala Operasional atau Divisi Umum. Biasanya digabung dengan HRD atau bagian purchasing karena bersifat mendukung kegiatan operasional perusahaan. Menjadi bagian dari pengadaan barang, tentu kebutuhan akan map kertas selalu ada tiap hari. Berikut 5 jenis map yang dibutuhkan oleh kantor.
1. Ordner
Ordner merupakan sejenis map besar yang menggunakan bahan dasar dari karton tebal. Per satu ordner bisa digunakan untuk menyimpan kurang lebih sebanyak 500 dokumen atau surat. Di dalamnya sudah dilengkapi semacam besi penjepit. Adapun dokumen atau surat yang akan diarsipkan lebih dulu dilubangi menggunakan perforator.
Ketika hendak menyimpan dokumen atau surat, tentu harus disusun rapi lebih dulu. Kemudian beri jarak antar-file kalau berbeda jenis. Biar ketika nanti pas mau diambil tidak mengikut-sertakan file lainnya. Setelah file dimasukkan ke map besar ini, kemudian simpan ke dalam rak arsip atau filing cabinet. Umumnya sih terdiri dari beberapa kompartemen.
2. Hanging Folder
Sama seperti ordner, hanging folder juga difungsikan untuk mengarsipkan berkas-berkas atau file penting. Hanging folder seringkali juga disebut dengan map gantung. Baik model maupun warnanya pun sangat bervariasi. Anda bisa menemukan hanging folder di toko penjual ATK ataupun langsung dari distributor ketika ingin memesan dalam jumlah banyak.
3. Folder
Folder merupakan map yang tidak memiliki daun penutup. Jadi kalau bahan dasarnya terbuat dari plastik, kelihatan transparan. Adapun jika bahannya dari kertas, biasanya memiliki ketebalan tertentu agar tidak merusak file saat disimpan di dalamnya. Untuk menggunakannya, tinggal masukkan saja berkas ke folder secara vertikal.
4. Map Snelhecter
Dari bentuk maupun perawakannya, map snelhecter sangat mirip dengan folder. Hanya saja, map snelhecter lebih sering digunakan untuk menyimpan file atau berkas yang sudah tidak aktif. Jenis map ini juga tidak memiliki daun penutup seperti folder. Ketika mau menyimpan berkas, maka harus dilubangi dulu dengan perforator karena di dalamnya ada penjepit.
5. Stopmap Folio
Inilah jenis map yang paling sering digunakan. Baik oleh para arsiparis maupun pelamar kerja. Dari segi perawakannya, stopmap folio memiliki daun penutup pada tiap sisi. Fungsi daun penutup tersebut tak lain agar surat atau berkas di dalamnya tidak mudah jatuh. Untuk seorang arsiparis, stopmap folio digunakan untuk menyimpan dokumen inaktif.
Baca juga : Ini Perbedaan Filling System dan Filling Cabinet
Sebelum memasukkan berkas ke dalam stopmap folio, ada baiknya untuk mengikatnya dulu pakai tali. Bisa pula menggunakan penjepit kertas atau paper clip. Apabila terburu-buru, untuk menghindari kesan berantakan, sebaiknya disusun dulu. Baik menurut tanggal, jenis dokumen, atau berdasarkan ukurannya. Kemudian kasih judul pada bagian depan map.
Beberapa Peralatan Kearsipan yang Perlu Diadakan
1. Lemari Arsip
Berbeda dengan rak arsip, bentuk alat kearsipan ini lebih rapi. Pada pintu dan sekat-sekatnya terdapat kaca. Biasanya digunakan untuk menyimpan berbagai dokumen yang sudah dimasukkan ke dalam ordner ataupun map kertas lainnya. Berhubung dilengkapi dengan kunci, maka tidak sembarang orang bisa membukanya dan sangat aman.
2. Perforator
Di pasaran, ada banyak merek ternama yang menjual perforator. Mulai dari Kenko, Bantex, hingga Joyko. Fungsi alat ini tak lain untuk melubangi kertas yang nantinya akan disimpan di ordner atau map snelhecter.
3. Stapler
Kalau tak ada paper clip, kan masih ada stapler. Meski berfungsi sebagai alternatif, tetap perlu diadakan agar sewaktu-waktu muncul keperluan mendesak bisa langsung dipakai. Penggunaan stapler sebaiknya untuk menyusun file-file inaktif. Soalnya susah pas buka kalau baru dikunci, eh sudah langsung mau dipakai.
Meskipun bekerja sebagai pendukung bagian HRD serta purchasing, tentu posisi general affair tetap penting bagi perusahaan. Beberapa jenis map kertas tersebut memang tidak setiap hari digunakan. Tapi ketika akhir bulan pasti kebutuhannya sangat mendesak. Jadi, tetap harus sediakan stoknya agar tidak perlu sering-sering ke toko atau distributor.