Waktu Baca / 3 Menit

Standar Operasional Prosedur atau selanjutnya disingkat SOP adalah suatu hal yang wajib dimiliki oleh setiap perusahaan.

Ada banyak sekali keuntungan dari adanya SOP, salah satunya adalah semua pekerjaan yang dilakukan akan bisa sesuai dengan harapan, sehingga hasilnya akan lebih maksimal. Berikut ini adalah beberapa penjelasan lengkap mengenai SOP.

Pengertian Standar Operasional Prosedur

Secara definisi, Standar Operasional Prosedur dapat diartikan sebagai sebuah acuan yang menjelaskan mengenai aktivitas operasional atau juga bisa disebut dengan tahapan dari proses kerja dalam bidang tertentu.

Sehingga dengan adanya SOP, seluruh orang yang terlibat dalam aktivitas operasional kerja bisa dengan mudah melakukan pekerjaannya.

Dari penjelasan diatas sudah bisa dilihat penting sekali sebuah perusahaan memiliki SOP. Pembuatan Standar Operasional Prosedur pun sebenarnya juga sangat mudah.

Namun perlu diperhatikan, jika terdapat kesalahan dalam pembuatan SOP. Tentu kesalahan akan terjadi dalam seluruh aktivitas operasional kerja. Oleh karenanya pembuatan Standar Operasional Prosedur harus dengan teliti dan mudah dipahami.

Tujuan Pembuatan SOP

Tujuan utama pembuatan SOP ialah agar perusahaan bisa melakukan sebuah kerja yang  efektif dan efisien, sehingga seluruh sumberdaya bisa dimanfaatkan tanpa ada yang terbuang. Berikut ini adalah beberapa alasan dibuatnya SOP dalam perusahaan.

1. Menjadi Pedoman

Tujuan utamanya SOP adalah sebagai pedoman karyawan, sesuai dengan definisinya di atas. Dengan adanya Standar Operasional Prosedur seluruh karyawan bisa dengan mudah memahami prosedur kerja, khususnya bagi karyawan baru.

Tentunya sebagai karyawan baru masih sangat memerlukan bantuan dalam melakukan aktivitas operasional kerja.

2. Menjaga Konsistensi

Tujuan yang kedua adalah untuk menjaga konsistensi dalam melakukan seluruh aktivitas operasional kerja. Dengan adanya konsistensi, harapannya adalah tidak terjadi penurunan kualitas barang atau jasa yang diproduksi.

Jadi, penting sekali adanya SOP dalam sebuah perusahaan. Harapannya, kualitas yang dihasilkan harus lebih baik.

3. Memperjelas Job Description

Deskripsi kerja tentu sangat dibutuhkan oleh seluruh orang yang terlibat dalam sebuah perusahaan. Jadi, selain penjelasan tahapan setiap pekerjaan, dalam SOP juga perlu disebutkan deskripsi kerja atau tugas dari setiap divisi.

Sehingga semua karyawan bisa memahami peran, tanggung jawab, dan fungsinya pada perusahaan.

4. Meminimalisir Risiko Kerja

Dalam memulai sebuah usaha, analisis risiko tentunya sangat penting, agar bisa meminimalisir kerugian yang diterima. Pembuatan SOP juga merupakan sebuah langkah untuk meminimalisir risiko.

Beberapa risiko yang bisa dihindari adalah adanya error, duplikasi dan inefisiensi dalam melaksanakan kegiatan operasional pekerjaan.

Hal Perlu Diperhatikan dalam Pembuatan Standar Operasional Prosedur

Tentunya dalam pembuatan SOP juga terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan. Berikut ini adalah beberapa hal yang penting untuk diperhatikan oleh tim penyusun, agar tidak terjadi kesalahpahaman.

1. Spesifik

Pertama, pembuatan Standar Operasional Prosedur harus spesifik atau detail. Tujuannya adalah agar tidak terjadi kesalahpahaman dari karyawan. Adanya kesalahpahaman tentu akan berdampak pada kualitas produk yang dihasilkan.

Oleh karenanya, penting untuk membuat SOP secara spesifik, semua penjelasan atau definisi operasional harus dibuat selengkap mungkin.

2. Mudah Dipahami

Kedua, dalam membuat SOP harus dibuat dengan kalimat yang mudah dipahami, jangan berbelit-belit. Jadi, selain spesifik, Bahasa dan kalimat harus dibuat dengan dengan jelas dan mudah dipahami.

Tujuannya juga sama, agar tidak terjadi kesalahpahaman dari pembaca, agar semua pekerjaan bisa dilakukan dengan tepat.

3. Efektif dan Efisien

Maksud dari poin ketiga ini adalah dalam pembuatan Standar Operasional Prosedur harus efektif dan efisien. Gunakan kalimat yang sederhana, namun lengkap.

Selain itu, pembuatan Standar Operasional Prosedur harus benar-benar efektif dan efisien saat diterapkan dalam melaksanakan aktivitas operasional kerja. Jadi, jangan sampai membuat Standar Operasional Prosedur yang justru membuat pekerjaan menjadi lebih rumit.

4. Melakukan Review

Sebelum SOP yang dibuat diterapkan dalam melaksanakan kegiatan operasional kerja, perlu untuk dilakukan review. Tujuannya adalah agar ketika terdapat ketidaksesuaian antara SOP dan implementasinya bisa langsung diperbaiki.

Paling tidak hal ini membutuhkan beberapa kali, agar SOP bisa benar-benar efektif dan efisien.

Manfaat Pembuatan Standar Operasional Prosedur

Selanjutnya, manfaat pembuatan Standar Operasional Prosedur adalah sebagai pedoman atau landasan hukum, memudahkan pekerjaan, dan masih banyak lagi, Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah beberapa manfaat dari pembuatan SOP dalam perusahaan.

1. Sebagai Pedoman atau Landasan Hukum

Pertama, Standar Operasional Prosedur bisa dijadikan sebagai sebuah pedoman atau landasan hukum. Hal ini bisa jadikan sebagai sebuah acuan untuk mengantisipasi berbagai macam kondisi atau situasi dalam perusahaan yang tidak terduga. Jika terjadi penyimpangan dalam perusahaan, SOP bisa dijadikan sebagai landasan hukum.

2. Memudahkan Pekerjaan

Tentu saja, adanya Standar Operasional Prosedur akan sangat mempermudah pekerjaan. Adanya SOP, seluruh kegiatan operasional kerja akan menjadi lebih teratur dan tertib. Disini para karyawan akan dengan mudah memahami pekerjaannya dan apa saja yang tidak boleh dilakukannya.

Selain memudahkan, Standar Operasional Prosedur juga akan mengantisipasi terjadinya kesalahan kerja.

3. Mendisiplinkan Seluruh Jajaran Perusahaan

Dengan adanya Standar Operasional Prosedur, seluruh karyawan bisa lebih disiplin dan bertanggung jawab dalam melakukan pekerjaan. Karyawan juga bisa melakukan tugasnya dengan benar, sehingga tidak terjadi kesalahan yang berakibat pada penurunan kualitas barang atau jasa.

Ketika ada yang tidak sesuai dengan SOP, pasti terjadi ketidak stabilan pada kualitas produk. Jadi, bisa disimpulkan, Standar Operasional Prosedur adalah sebuah pedoman untuk melakukan seluruh aktivitas operasional kerja.

Dari beberapa penjelasan di atas, tentu bisa dilihat sangat penting sekali adanya SOP dalam perusahaan. Tentunya adanya Standar Operasional Prosedur akan membuat pekerjaan menjadi lebih efisien, dan perusahaan bisa terus meningkatkan kualitas produknya.

Tulis Komentar