Dalam rangka mengarsipkan dokumen atau file penting, baik ordner maupun binder masing-masing memiliki peranan penting. Ordner lebih banyak berhubungan dengan map. Sedangkan binder berkaitan erat dengan file-file penting. Mengenai perbedaan ordner dan binder, bisa Anda kenali lewat beberapa segi berikut ini.

1. Perbedaan menurut Pengertiannya

Ordner merupakan map besar yang dibuat dari karton tebal. Biasanya ordner digunakan untuk menyimpan dokumen atau file-file penting agar tidak tercecer/berantakan. Baik dari sisi depan, belakang, maupun punggung, ukurannya menyerupai buku besar. Pada bagian luarnya dilapisi dengan PVC atau polivinil klorida. Tapi ada pula yang hanya dilapisi dengan plastik.

Sedangkan binder merupakan alat khusus yang digunakan untuk menjilid buku, dokumen, ataupun majalah. Sedangkan untuk orang yang dipekerjakan khusus untuk menjilid buku, majalah, dan sebagainya juga bisa disebut dengan binder. Biasanya di kantor-kantor paling banyak menggunakan jenis binder clip karena dinilai praktis dan efisien.

2. Perbedaan dari Segi Ukurannya

Baik binder maupun ordner masing-masing memiliki bentuk dan ukuran yang berbeda. Ada yang versi kecil, menengah, hingga besar. Tergantung kebutuhan. Untuk binder sendiri berukuran mulai dari 15 mm sampai dengan 51 mm. Binder yang terbuat dari plastik berukuran lebih besar, yakni lebarnya sekitar 10 cm dan 15 cm.

Ukuran pada ordner biasanya sama dengan ukuran kertas biasa. Misalnya A5, F4, A3, hingga A2. Pada ukuran A5 lebih kecil ketimbang A2. Untuk ukuran A3 ke bawah umumnya tersedia versi portrait ataupun landscape. Adapun untuk ukuran A2 hanya tersedia bentuk memanjang atau landscape. Warna ordner pun bervariasi mulai dari pink, biru, hingga navy.

3. Perbedaan dari Segi Fungsinya

Pasti sangat menyusahkan ketika melihat dokumen ataupun surat-surat tercecer di meja kantor. Begitu lewat hari demi hari dan mau ambil untuk keperluan tertentu, malah terselip entah di mana. Untuk mengatasi hal itu, maka diperlukan ordner agar tidak berantakan. Nantinya ordner-nya bisa langsung dimasukkan ke lemari file seperti filing cabinet.

Baik lembaran dokumen ataupun surat harus berlubang sebelum dimasukkan ke ordner. Soalnya nanti akan diikat dengan bagian ordner yang berbentuk semacam D atau O. Bentuk ring tersebut sudah didesain secara khusus agar mudah ketika digunakan untuk menyimpan ataupun saat diambil. Untuk melubanginya bisa pakai perforator.

Berhubung binder ada macam-macam, contohnya ambil binder clip saja, ya. Rupanya selain untuk menjepit dokumen agar tampak rapi, binder juga bisa difungsikan untuk mengepit earphone atau makanan di kulkas. Ada pula yang menggunakan binder clip untuk menyangga gadget biar bisa menonton film yang ada di smartphone.

4. Perbedaan dari Cara Menggunakannya

Ketika mau pakai binder untuk menjepit earphone, ada step khususnya. Kan kalau keseringan dipakai biasanya melintir atau kabelnya itu saling terlilit. Padahal kabel earphone yang sering terlilit atau melintir kan bisa cepat rusak. Nah, biar tetap lurus, bisa pakai binder. Sedangkan untuk menjepit tumpukan kertas, tinggal jepit saja ujungnya setelah dirapikan.

Sebelum menggunakan ordner, pastikan dokumen atau surat dirapikan dulu. Misalnya diurutkan berdasarkan halaman atau tanggal. Kemudian tuliskan judul pada ordner agar memudahkan dalam pencarian. Setelah itu, tinggal masukkan ke rak arsip atau filing cabinet. Sewaktu-waktu ingin dipakai, Anda tinggal mengeluarkan dari sana.

Baca juga : Apa Saja Perbedaan Kertas HVS dan Kertas Folio?

Terkait mengarsipkan dokumen atau file penting dalam jumlah banyak, biasanya arsiparis lebih suka pakai ordner ketimbang binder. Adapun untuk pengarsipan sedikit dokumen yang bersifat sementara, bisa pakai binder. Kini sudah tahu kan apa saja perbedaan ordner dan binder itu? Adanya kedua benda tersebut, proses arsip-mengarsip pun jadi lebih ringkas.

Penulis

Tulis Komentar