General affair merupakan posisi yang berada di bawah Kepala Operasional atau Divisi Umum. Biasanya digabung dengan HRD atau bagian purchasing karena bersifat mendukung kegiatan operasional perusahaan. Menjadi bagian dari pengadaan barang, tentu kebutuhan akan map kertas selalu ada tiap hari. Berikut 5 jenis map yang dibutuhkan oleh kantor.

1. Ordner

Ordner merupakan sejenis map besar yang menggunakan bahan dasar dari karton tebal. Per satu ordner bisa digunakan untuk menyimpan kurang lebih sebanyak 500 dokumen atau surat. Di dalamnya sudah dilengkapi semacam besi penjepit. Adapun dokumen atau surat yang akan diarsipkan lebih dulu dilubangi menggunakan perforator.

Ketika hendak menyimpan dokumen atau surat, tentu harus disusun rapi lebih dulu. Kemudian beri jarak antar-file kalau berbeda jenis. Biar ketika nanti pas mau diambil tidak mengikut-sertakan file lainnya. Setelah file dimasukkan ke map besar ini, kemudian simpan ke dalam rak arsip atau filing cabinet. Umumnya sih terdiri dari beberapa kompartemen.

2. Hanging Folder

Sama seperti ordner, hanging folder juga difungsikan untuk mengarsipkan berkas-berkas atau file penting. Hanging folder seringkali juga disebut dengan map gantung. Baik model maupun warnanya pun sangat bervariasi. Anda bisa menemukan hanging folder di toko penjual ATK ataupun langsung dari distributor ketika ingin memesan dalam jumlah banyak.

3. Folder

Folder merupakan map yang tidak memiliki daun penutup. Jadi kalau bahan dasarnya terbuat dari plastik, kelihatan transparan. Adapun jika bahannya dari kertas, biasanya memiliki ketebalan tertentu agar tidak merusak file saat disimpan di dalamnya. Untuk menggunakannya, tinggal masukkan saja berkas ke folder secara vertikal.

4. Map Snelhecter

Dari bentuk maupun perawakannya, map snelhecter sangat mirip dengan folder. Hanya saja, map snelhecter lebih sering digunakan untuk menyimpan file atau berkas yang sudah tidak aktif. Jenis map ini juga tidak memiliki daun penutup seperti folder. Ketika mau menyimpan berkas, maka harus dilubangi dulu dengan perforator karena di dalamnya ada penjepit.

5. Stopmap Folio

Inilah jenis map yang paling sering digunakan. Baik oleh para arsiparis maupun pelamar kerja. Dari segi perawakannya, stopmap folio memiliki daun penutup pada tiap sisi. Fungsi daun penutup tersebut tak lain agar surat atau berkas di dalamnya tidak mudah jatuh. Untuk seorang arsiparis, stopmap folio digunakan untuk menyimpan dokumen inaktif.

Baca juga : Ini Perbedaan Filling System dan Filling Cabinet

Sebelum memasukkan berkas ke dalam stopmap folio, ada baiknya untuk mengikatnya dulu pakai tali. Bisa pula menggunakan penjepit kertas atau paper clip. Apabila terburu-buru, untuk menghindari kesan berantakan, sebaiknya disusun dulu. Baik menurut tanggal, jenis dokumen, atau berdasarkan ukurannya. Kemudian kasih judul pada bagian depan map.

Beberapa Peralatan Kearsipan yang Perlu Diadakan

1. Lemari Arsip

Berbeda dengan rak arsip, bentuk alat kearsipan ini lebih rapi. Pada pintu dan sekat-sekatnya terdapat kaca. Biasanya digunakan untuk menyimpan berbagai dokumen yang sudah dimasukkan ke dalam ordner ataupun map kertas lainnya. Berhubung dilengkapi dengan kunci, maka tidak sembarang orang bisa membukanya dan sangat aman.

2. Perforator

Di pasaran, ada banyak merek ternama yang menjual perforator. Mulai dari Kenko, Bantex, hingga Joyko. Fungsi alat ini tak lain untuk melubangi kertas yang nantinya akan disimpan di ordner atau map snelhecter.

3. Stapler

Kalau tak ada paper clip, kan masih ada stapler. Meski berfungsi sebagai alternatif, tetap perlu diadakan agar sewaktu-waktu muncul keperluan mendesak bisa langsung dipakai. Penggunaan stapler sebaiknya untuk menyusun file-file inaktif. Soalnya susah pas buka kalau baru dikunci, eh sudah langsung mau dipakai.

Meskipun bekerja sebagai pendukung bagian HRD serta purchasing, tentu posisi general affair tetap penting bagi perusahaan. Beberapa jenis map kertas tersebut memang tidak setiap hari digunakan. Tapi ketika akhir bulan pasti kebutuhannya sangat mendesak. Jadi, tetap harus sediakan stoknya agar tidak perlu sering-sering ke toko atau distributor.

Penulis

Tulis Komentar