Reading Time: 2 minutes

Pengaturan arsip dan dokumen adalah suatu hal yang membutuhkan ketelitian dan ketelatenan. Arsip dan dokumen sangatlah penting dalam suatu perusahaan atau organisasi sehingga harus diatur sebaik mungkin. Dalam dunia arsip ini ada istilah filling system dan filling cabinet. Berikut adalah perbedaan dari kedua hal tersebut.

Pengertian

Filling system merupakan sistem pengarsipan. Bisa diartikan juga bahwa filling system merupakan kegiatan pengurusan, pemeliharaan, dan penyimpanan arsip. Filling system ini dilakukan agar semua arsip tersimpan dengan rapi dan terawat. Selain itu, filling system juga akan mempermudah kita mencari arsip saat dibutuhkan.

Sementara itu, filling cabinet atau lemari kabinet adalah lemari khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip. Lemari ini biasanya terbuat dari bahan logam untuk melindungi kualitas arsip. Selain itu, ada banyak jenis kabinet dengan model bervariasi yang saat ini bisa digunakan untuk menyimpan arsip.

Fungsi

Filling system memiliki fungsi penting di sebuah perusahaan maupun organisasi. Fungsi filling system adalah mempermudah penyimpanan serta pencarian arsip. Fungsi lainnya adalah untuk menghemat tempat penyimpanan arsip. Filling system juga akan membantu Anda menghemat tenaga dan waktu dalam menyimpan arsip.

Lemari kabinet memiliki fungsi penting dalam filling system. Fungsi lemari kabinet ini akan membantu filling system itu sendiri. Seperti jenis lemari lainnya, lemari ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip. Kabinet ini akan melindungi semua arsip dari kerusakan untuk jangka waktu yang lama.

Jenis-Jenis Filling System

Filling system dibagi menjadi beberapa jenis dan dibedakan berdasarkan metode pengelompokan arsip. Mulai dari filling system berdasarkan abjad, nomor, tanggal, wilayah, dan subjek. Pemilihan jenis atau metode filling system di suatu perusahaan maupun organisasi bisa dipengaruhi oleh banyak faktor.

Setiap jenis filling system memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Setiap perusahaan berhak menentukan sistem kearsipan seperti apa yang paling mudah dan menguntungkan. Jika sudah dipilih satu sistem kearsipan maka sistem tersebut harus terus dipakai agar tidak mengacaukan semua arsip yang sudah tertata rapi.

Jenis-Jenis Filling Cabinet

Ada dua jenis lemari kabinet yang biasa digunakan untuk urusan kearsipan. Jenis pertama adalah lemari kabinet lateral dan jenis kedua adalah lemari kabinet tipe drawer. Lemari kabinet lateral memiliki pintu seperti lemari biasa. Materialnya terbuat dari logam karena dinilai bisa lebih melindungi dokumen dan arsip penting.

Sementara itu, lemari kabinet tipe drawer adalah kabinet yang terdiri dari laci-laci. Ada beberapa ukuran lemari kabinet tipe drawer yang biasanya dibedakan berdasarkan jumlah lacinya. Anda bisa menggunakan lemari kabinet tipe drawer dengan ukuran yang disesuaikan kebutuhan.

Penggunaan Keduanya

Filling system dan lemari kabinet adalah dua hal yang sangat berhubungan. Filling system tak akan bisa dilakukan jika tidak ada lemari kabinet. Sementara itu, lemari kabinet ada untuk mempermudah filling system. Pengaturan arsip akan menjadi semakin mudah dengan adanya filling system dan lemari kabinet.

Penerapan filling system di sebuah perusahaan maupun organisasi bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan. Apalagi jika ada banyak dokumen yang harus diarsipkan. Namun, jika diterapkan filling system yang tepat dan tersedia lemari kabinet yang tepat maka pengaturan arsip akan jadi semakin mudah.

Baca juga : 5 Jenis Alat Tulis untuk Administrasi dan Fungsinya

Mengatur dokumen dengan filling system dan filling cabinet akan memberi banyak keuntungan bagi Anda. Semua dokumen bisa tersimpan rapi tanpa memakan banyak tempat. Anda juga bisa menemukan dokumen dengan cepat ketika Anda membutuhkannya tanpa harus membongkar banyak barang.

Penulis

Tulis Komentar